1. 目的

为加强和规范基金会档案管理工作，充分发挥档案在反应基金会主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、基金会章程等规定，结合基金会的实际工作情况，特制定《档案管理制度》（以下简称“本制度”）。

2. 适用范围

2.1组织范围：福建省和敏慈善基金会及由其发起设立的其他基金会（以下简称“基金会”）。

2.2业务范围：本制度适用于档案的分类、收集、整理、鉴定、移交、保管、统计、开发、利用、销毁等。

3. 术语、定义及缩写

4. 关键角色及应负责任

5. 管理原则/管理规定

5.1档案分类

5.1.1基金会文件的归档范围及保管期限详见附件一《档案分类》。后续如有增加、变更档案分类，则由法务部与涉及部门书面确定后，作为档案管理制度的附件另行颁布，档案管理制度不再因该分类变化而重新修订制度。

5.1.2基金会人事档案和财务档案属于特殊档案，其中人事档案的档案管理由秘书处指定专人负责，财务档案的档案管理由财务部指定专人负责，定期向法务部报送档案清单。同时法务部档案管理员有权进行定期检查。

5.2档案收集

5.2.1基金会全体人员均有保护基金会档案及对涉密档案进行保密的责任和义务。基金会员工在工作过程中形成的应该归档的档案资料，应及时移交部门兼职档案管理员统一收集保管，任何人不得据为己有、丢失或销毁。

5.2.2各部门兼职档案管理员应及时收集各岗位工作形成的档案资料，对档案资料进行登记，并定期（至少每季度）编制《档案移交清单》（表单一）向法务部档案管理员移交档案并办理交接手续。

5.2.3法务部档案管理员在接收各部门兼职档案管理员移交的档案时，应确认其所移交档案的原始性和完整性，并当场或是邮件等书面形式确认是否与《档案移交清单》一致。

5.2.4各部门移交的档案资料原则上须为原件，特殊情况无法移交原件的应说明原因并经档案管理员鉴定后方可接收扫描件或是截图（特殊情况：无原件情况、资料遗失后无法补原件情况等）。

5.3档案整理

5.3.1法务部档案管理员对于已收集的档案需要进一步条理化，结合档案内容、形成特点及载体形式，根据5.1.1规定进行系统分类及保管期限的确认。

5.3.2法务部档案管理员整理档案时应去除金属物，使用不锈钢钉装订，并在归档文件的首页上端空白处加盖归档章，填写全宗、类别、年度、分类号、密级、保管期限等信息，对于无盖章位置或重要文件需保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章，归档字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。

5.3.3法务部档案管理员对于移交的电子档案，应将收集齐全的电子档案及时存档，对于光盘等介质电子档案，应进行整理编号，形成检索目录，目录项目可包括：档案类别、编号、主要内容、保管期限、移交部门、移交人、存储设备、刻录日期，并存放于防磁柜中。

5.4档案归档

5.4.1法务部档案管理员应根据分类方案和排列顺序编制档号，档号具有唯一性。

5.4.2基金会档号编制方案如下：

（1）按件整理的档号结构：全宗号-一级类别号·二级类别号·年度号·保管期限-件号；

（2）按卷整理的档号结构：全宗号-一级类别号·二级类别号·年度号·保管期限-项目号-件号；

（3）相关类别代码、保管期限详见附件二《类别代码、保管期限表》，后续如增加、变更档案分类，则由法务部补充或修改相应代码和保管期限后，作为档案管理制度的附件另行颁布，档案管理制度不再因该变化而重新修订制度。

5.4.3基金会文件实行“双套制”归档，即纸质文件归档时，应同时归档其对应的电子文件（包括扫描件）。

5.5档案保管

5.5.1档案库房对各类档案集中整理，案卷质量必须符合规范要求，方予接收入室。全部档案分别按不同门类、载体、保管期限排列、编号固定位置。

5.5.2法务部档案管理员应对档案库房执行严格管理，做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等必要保护措施并对档案库房内实体档案及物理环境每半年检查一次，并填写《档案检查记录表》（表单二）。

5.5.3档案库房和档案柜的密码/钥匙由法务部档案管理员妥善保管，人离落锁，非档案库房工作人员未经许可不得擅入，如特殊情况需进入档案库房的应经申请人员所在部门负责人确认、法务部负责人审批并由档案管理员陪同，同时填写《档案库房出入登记表》（表单三）。

5.5.4法务部档案管理员应定期对档案数量进行清点，对保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取状况进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。

5.5.5法务部档案管理员应建立完善统计工作，对所保管档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆情况、档案鉴定销毁情况进行定期统计并建立台账。

5.6档案利用

5.6.1基金会员工需调阅基金会档案的，应填写《档案调（借）阅申请单》（表单四），并获得有效签批人的签批后由法务部档案管理员出具，具体审批流程如下：

5.6.2档案调阅者必须对所借档案负安全、保密的责任，对于密级档案资料，调阅者不得私自转借、转发，如不当使用造成信息泄露的，调阅人将承担所有责任，并会按基金会保密制度进行相应的处罚。

5.6.3档案原件外借，在外借期间，借阅人不准圈划、批注、污损、涂改、剪裁及拆散档案的，原则上应于借出后3个工作日内归还档案原件，如因工作需要需延长外借期限的，应及时通知法务部档案管理员并做好延期借用审批手续。

5.7档案销毁

5.7.1法务部档案管理员应于每年12月份对档案库房存放的档案进行盘点，统计各类档案的库存情况。同时对保管期限到期的档案进行二次鉴定，对于失去保存价值的档案，应由法务部档案管理员填写《档案销毁申请单》（表单五），报法务部负责人、秘书长及理事长或其授权人批准。

5.7.2经批准后，由秘书长至少指定一名人员与法务部档案管理员于指定地点进行销毁，销毁时由上述指定人员在《档案销毁清册》（表单六）上确认销毁档案清单并签字留凭。销毁清册应永久保留。

5.8责任承担

5.8.1经查证，如存在员工自身原因，故意或过失导致档案损毁、丢失以及有其他违反本制度规定的，则视情节轻重，对违纪者给予警告、通报批评等处分，造成重大损失或情节严重的给予辞退并追究其法律责任。

6. 相关文件

7. 模版与记录表格

8. 附则

8.1本制度经第一届理事会第七次会议通过，自发布之日起生效。

8.2本制度的解释及修订由法务部负责。

9. 文件拟制/修订记录