1. 目的

为加强印章的管理，保障基金会权益，防范法律风险，保证基金会印章使用的合法性、合规性和严肃性，根据国家相关法律法规和基金会章程的规定，结合基金会的实际情况，特制定《印章管理制度》（以下简称“本制度”）。

2. 适用范围

2.1组织范围：

福建省和敏慈善基金会及由其发起设立的其他基金会（以下简称“基金会”）。

2.2业务范围：

2.2.1本制度适用于基金会印章的刻制/更新、保管、使用、销毁等。

2.2.2本制度适用于基金会公文、介绍信、授权委托书、证件、证书、财务报表、申请表、劳动合同及对外签署的合同、协议及其他需用印章的文件等。

3. 术语、定义及缩写

4. 关键角色及应负责任

5. 管理原则/管理规定

5.1印章刻制

5.1.1印章的刻制应坚持确有需要、从严控制的原则，由基金会统一刻制。

5.1.2基金会各部门人员根据工作需要，可申请刻制印章。所有印章的刻制申请应填写《印章刻制申请单》（表单一），并按照以下审批流程获得有效签批人的审批：

（1）A类印章：申请部门负责人→法务部负责人→秘书长→理事长或其授权人；

（2）B类印章：申请部门负责人→法务部负责人→秘书长，其中人力专用章、工程专用章、项目专用章的刻制审批流程参照A类印章。

5.1.3所有印章的刻制申请原则上由基金会统一安排：

（1）A类印章：印章申请审批通过后，由法务部指定人员按照法律规定程序及政府部门要求到公安机关指定的印章机构刻制并办理备案手续。印章刻制完成后，由法务部指定人员前往刻章机构领取。

（2）B类印章：印章申请审批通过后，由业务部门按审批通过的印模自行刻制。

（3）因基金会名称变更、基金会法定代表人变更引发的A类印章刻制或更换，由法务部指定人员按照现行法律法规的规定及政府部门要求直接到公安机关指定的印章机构刻制，可不再走印章刻制申请流程。

5.1.4如因印章损坏、政府部门或银行要求更换印章、人员变动等情况需重新刻制印章的，由印章保管部门按上述刻章程序重新申请，并在领取新印章时将旧印章交由法务部指定人员销毁，不得私自处理。

5.1.5基金会各人员应严格按照本制度规定的程序申请刻制印章。如出现私自刻制印章（含与审批通过的印模不符的情形），一经发现将对违纪者予以警告、通报批评等处分，造成重大损失或情节严重的给予辞退并追究其法律责任。

5.2印章交接及颁发

5.2.1A类印章：首次启用时，由法务部指定人员直接移交给监印员。交接印章时，法务部指定人员和监印员应当签署《印章交接单》（表单二），并在《印鉴备案登记册》（表单三）上明确印章正式启用日期、使用范围等信息后签字，并留印模备查。完成上述手续后，由法务部在基金会范围内发文颁发启用。

5.2.2B类印章：监印员应当在《印鉴备案登记册》上明确印章正式启用日期、使用范围等信息后签字，并留印模备查后将《印鉴备案登记册》移交法务部保管，并在申请部门范围内颁发启用。

5.2.3印章保管部门接到颁发的印章后，应严格按照规定时间启用印章。未经审批，不得擅自提前启用。

5.2.4印章保管部门启用印章后如因保管部门或监印员发生变化的，由原保管部门与新保管部门指派专人交接，交接时应签署《印章交接单》并移交法务部备案（如有必要，法务部可参与见证）。法务部根据印章交接情况，同步更新原《印鉴备案登记册》相关保管信息，并由新监印员在《印鉴备案登记册》签字确认。

5.3印章保管

5.3.1A类印章由理事长或其授权人指定秘书处专人保管，B类印章由申请部门负责人指定专人保管。A类印章未经理事长或其授权人同意，B类印章未经印章保管部门负责人同意，监印员不得委托他人代管印章，且严禁将印章转借他人。

5.3.2监印员应认真阅读并充分知悉印章保管和使用的制度和纪律，严格履行印章的日常保管、使用和监督职责，一经发现保管或使用违纪（如盖私人文件、空白文件等）将对监印员及代管员予以警告、通报批评等处分，造成重大损失或情节严重的给予辞退并追究其法律责任。

5.3.3印章应存放在有一定安全措施的保险柜或能独立上锁的柜子内，随用随锁，不得随意放置。每天上下班前监印员应检查印章是否齐全，如发现印章丢失或被盗，应立即报告秘书处和法务部，以便及时采取防范措施，避免影响基金会信誉以及给基金会造成经济损失。

5.3.4A、B类印章丢失或被盗的，法务部根据情况向基金会各部门发布印章丢失、停用通知，同时按本制度规定刻制与原印章有所区别的新印章，并在一定范围内以合法有效的公告形式声明遗失印章作废。

5.3.5监印员应保管好印章，严防丢失。印章如丢失，予以警告、通报批评等处分，造成重大损失或情节严重的给予辞退并追究其法律责任。

5.3.6监印员调离工作岗位或离职时，印章保管部门应根据本制度5.3.1条规定重新指定监印员，并根据5.2.4的规定做好交接工作。

5.4 印章外借

5.4.1一般情况下，严禁携带A类印章外出。确因工作需要将A类印章带出基金会使用的，应进行必要的申请，即借印人应按要求填写《印章借用单》（表单四），并经用印申请部门负责人、秘书长、理事长或其授权人审批同意后，并填写《印章交接单》后，与监印员办理交接备案手续以明确责任。

5.4.2外借时应遵循晚借早还原则，若借出印章由他人代领代还，应在《印章交接单》注明。

5.4.3印章外借期间，印章的使用仍需遵循本制度第5.5条规定，借印人不能私盖任何文件，若外借期间出现问题，后果由借印人负责，基金会有权根据情况予以警告、通报批评等处分，造成重大损失或情节严重的给予辞退并追究其法律责任。

5.4.4B类印章外借审批流程及权限，由印章保管部门自行制定并执行。

5.4.5发票专用章、秘书处专用章外借审批流程及权限参照B类印章。

5.5印章使用

5.5.1A、B类印章适用范围

5.5.2印章的使用实行严格的审批、登记制度。

5.5.3A类印章使用和审批权限如下：

（1）申请人应按要求填写《印章使用申请单》（表单四），将其与用印文件一并逐级上报，分别经所在部门负责人审核、秘书长、理事长或其授权人批准后方可用印。监印员应以《印章使用登记册》（表单六）的形式做好印章使用登记，区分印章主体独立详细记载用印时间、用印申请人、用印部门、用印种类、用印文件等，未准确登记或未登记导致文件遗失的，由印章使用人自行负责。该《印章使用登记册》由印章保管部门连同《印章使用申请单》原件保管并存档备查。

（2）特殊要求

具备下列情形之一的，除遵守5.5.3（1）的规定外，还应遵守以下要求：

①以基金会名义出具的担保函、承诺书以及其他由基金会单方面出具的具有法律约束力的文件等需加盖公章及法定代表人章的，须经法务部审核后，方可盖章。

②以基金会名义开具的各类介绍信及相关人事关系证明等需加盖公章及法定代表人章的，须经秘书处审核后，方可盖章。

③以基金会名义出具的资信证明、财务报表、银行印鉴卡等财务正式文件等需加盖公章/法定代表人章/财务专用章的，须经财务部审核后，方可盖章。

④以基金会名义对外签订的各类合同、协议及附属合同、补充协议等需加盖公章及法定代表人，需经法务部、财务部审核后，方可盖章。

5.5.4以基金会名义开展的对外业务活动中需加盖B类印章的，应在原印章刻制申请明确的使用用途内，并按B类印章保管部门负责人审批确定的用印审批流程申请用印。

5.5.5发票专用章、秘书处专用章用印审批流程及权限参照B类印章。

5.5.6财务专用章、发票专用章、秘书处专用章、B类印章不得用于合同（协议）、担保函、承诺书等文件上。

5.5.7如用印签批有特殊授权的，监印员将根据基金会实际授权表执行。

5.5.8如遇特殊情况需要先盖章的，经办人须具体描述用印文件内容、印章名称等信息报有权审批人，可以书面传真、手机短信、微信、邮件等方式确认，监印员方可给予盖章，且应在有权审批人到岗后立即补办签字手续给到印章保管部门。

5.5.9监印员应严格按照本制度规定的程序办理，在用印前应对用印文件内容和《印章使用申请单》上载明的签署情况予以核对，经核对无误后方可用印。监印员对所知道的文书内容应严格保密，如属绝密不能让监印员审阅的，应附上基金会理事长或其授权人的签字说明。

5.5.10严禁在空白的介绍信、担保函、合同、金融票据、公文用纸、授权委托书等文件及A4空白纸上加盖印章，确因业务需要须由基金会理事长或其授权人审批后方能盖章。

5.5.11已盖公章的文件若不能使用的，必须交由印章保管部门销毁，若为合同或法务部出具的函件，须交由法务部销毁；否则，将对违纪者给予警告、通报批评等处分，造成重大损失或情节严重的给予辞退并追究其法律责任。

5.5.12有以下情形的，监印员有权拒盖印章：

（1）用印申请人未经有关审批人批准的；

（2）用印申请人未按规定详细填写《印章使用申请单》，包括未填写申请日期、用印部门、用印申请人、用印类别、用印文件、用印文件数量等；

（3）用印文件内容有误的；

（4）其他不符合印章使用规定的情形。

5.5.13申请人应认真审阅用印资料，严格按照本制度规定的程序使用印章，未经批准不得擅自使用。私自盖章的（含擅自更换经审批同意的文件或夹带未经审批的文件），一经发现对违纪者予以警告、通报批评等处分，并由申请人直接上级及时将用印的文本原件追回，造成重大损失或情节严重的给予辞退并追究其法律责任。

5.5.14监印员加盖印章时应认真审核，印章位置要准确、恰当，不压正文，下骑年盖月，严防错盖、漏盖；印迹要端正清晰；印章的名称要与用印文件的落款一致。

5.5.15加盖A类印章的用印文件，属于合同（协议）类型的文件应留存原件存档备查，属于授权书类型的文件、担保函类型的文件应留存复印件。监印员应根据用印情况不定期将《印章使用申请单》原件、用印文件原件与留存复印件的文件、《印章使用登记册》复印件转交给法务部档案管理员。加盖B类印章用印文件，由印章保管部门自行保管《印章使用申请单》原件、用印文件复印件（如有）、《印章使用登记册》原件。法务部和印章保管部门应当按照基金会《档案管理制度》归档所保存文件。

5.5.16所有申请或审批人员应认真负责，按照“谁申请，谁负责”、“谁审批、谁负责”原则，严格把关。违反本制度，一经发现对违纪者予以警告、通报批评等处分，造成重大损失或情节严重的给予辞退并追究其法律责任。

5.6印章销毁

5.6.1印章保管部门需对本部门保管的印章情况进行定期复盘。法务部有权对印章保管部门的印章保管情况进行监督抽查，印章保管部门应予配合。

5.6.2印章保管部门应及时把印章盘整异常情况（如印章损坏、停用）反馈法务部指定人员，对于停用的A、B类印章，由法务部汇总整理并以上行文方式提报至秘书长、理事长或其授权人审批后，并由秘书长指定人员监督销毁。

5.6.3对销毁的印章，法务部应在该印章的《印鉴备案登记册》上做好印章交接、封存、销毁登记档案，明确该印章的停用时间、停用原因等信息。

6. 相关文件

7. 模版与记录表格

8. 附则

8.1本制度经第一届理事会第七次会议通过，自发布之日起生效。

8.2本制度的解释及修订由法务部负责。

9. 文件拟制/修订记录